Schuljahreswechsel mit manueller Benutzerverwaltung (csv-Listen)
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Schuljahreswechsel mit manueller Benutzerverwaltung (csv-Listen)

Schulen können direkt in der Niedersächsischen Bildungscloud (NBC) die Daten verwalten. Diese Benutzerverwaltung kann manuell oder mit Hilfe von sog. csv-Listen erfolgen. Hier werden die Maßnahmen beschrieben, die im Zusammenhang mit dem Schuljahreswechsel in der NBC anstehen, wenn die manuelle Benutzerverwaltung dadurch kennzeichnet ist, dass neue Daten mithilfe von csv-Listen eingelesen werden.

  • Arbeiten mit csv-Dateien in der NBC
  • NBC und csv-Dateien für den Schuljahreswechsel vorbereiten
  • csv-Dateien importieren

    • Arbeiten mit csv-Dateien in de NBC

    Comma, seperated, value Dateien (csv-Dateien) enthalten Werte, die mit Kommas in einer Datei als Trennzeichen gespeichert sind.

    Beispiel:

    oder aus einem Office-Programm:

    Für die Nutzung in der Niedersächsischen Bildungscloud brauchen die Dateien einen bestimmten Aufbau.

    • Die Kopfzeile (erste Zeile der .csv-Datei) muss die Bezeichnungen firstName, lastName, email enthalten; optional sind desweitern die Bezeichnungen class, birthday möglich.
    • Das bevorzugte Trennzeichen ist ein Komma. Es werden jedoch auch Semikola erkannt. Dabei ist auf eine UTF-8-Kodierung zu achten, damit Umlaute korrekt importiert werden können.
    • Sollte eine Klasse noch nicht vorhanden sein, wird sie automatisch angelegt.
    • Wenn Nutzer:in in mehreren Klassen hinzugefügt werden sollen, muss als Trennzeichen ein +(Plus) verwendet werden.

    Es ist möglich mit einer oder mehreren csv-Dateien (z. B. pro Klasse) zu arbeiten.

    NBC und csv-Dateien für den Schuljahreswechsel vorbereiten

    Für den Schuljahreswechsel werden die csv-Dateien für den Import vorbereitet. Das Versetzen oder die Neuanlage von Klassen findet in der csv-Datei statt. Abgangsklassen und Schüler/-innen sowie Lehrkräfte, die im neuen Schuljahr nicht mehr da sind, werden in der NBC gelöscht.

    Klassen versetzen

    Klassen, die bereits in der NBC sind und nun versetzt werden sollen, werden aktualisiert. Wenn vorhandene csv-Dateien da sind, reicht es aus die Klassenbezeichnung der Schüler/-innen zu aktualisieren, z. B. aus 1a wird 2a. Diese werden in der NBC aktualisiert, sofern die E-Mail Adresse identisch sind.

    Wenn Schüler/-innen aus der alten Klasse nicht in das neue Schuljahr übernommen werden sollen, werden sie in der vorhandenen csv-Datei gelöscht.

    Wenn Schüler/-innen neu in die Klasse dazukommen, werden sie in der csv-Datei ergänzt.

    Neue Klassen

    Klassen und Schüler/-innen, die bisher nicht in der NBC sind, werden neu angelegt. Es werden entsprechende csv-Dateien vorbereitet.

    Neue Klassen werden für das neue Schuljahr in der NBC angelegt.

    Zuordnung von Lehrkräften zu Klassen

    Bei der Zuordnung der Lehrkräfte zu den Klassen gibt es zwei Möglichkeiten:

    1. Import über csv-Dateien
    2. Manuelle Anlage und Pflege der Daten

    Beim Import ist die vorhandene csv-Datei zu aktualisieren. Über die Spalte "Class" können auch mehrere Klassen angegeben werden. Wenn Lehrkräfte aus der alten Klasse nicht in das neue Schuljahr übernommen werden sollen, werden die Klasseneinträge gelöscht. Neue Lehrkräfte werden in der csv-Datei ergänzt.

    Alternativ kann die Zuordnung auch manuell erfolgen.

    Abgangsklassen

    Um Abgangsklassen und archivierte Klassen von aktuellen Klassen besser unterscheiden zu können, ist es hilfreich diese Klassen in der NBC zum Jahresende umzubenennen.

    Beispielsweise wird die Klasse 4a im Schuljahr 24/25 entlassen. Das neue Schuljahr 25/26 beginnt. Dem entsprechend wird aus einer nachfolgenden 3a aus dem Schuljahr 24/25 eine Klasse 4a in 25/26. Also 2 Klassen 4a in unterschiedlichen Jahrgängen. Da in der NBC nicht auf Jahrgänge gefiltert werden kann, ist zur Unterscheidung eine Umbenennung des Klassennamens hilfreich, beispielsweise kann die Abgangsklasse 4b zu 4b_e ("_e" für entlassen) umbenannt werden.

    Im Menü unter "Verwaltung" (1) - auf den Eintrag "Klassen" (2) gehen. Es öffnet sich die Klassenübersicht. In der Klassenzeile (3) gibt es auf der rechten Seite ein Menüfeld. Dort ist der zweite Button "Bleistift" (4) anzuklicken.

    Es öffnet sich ein neues Dialogfenster.

    Im Menüfeld "Klassenbezeichnung" (1) die Umbenennung vornehmen. Anschließend auf den Button "Änderungen speichern" klicken.

    Schüler/innen und Lehrkräfte löschen

    Schüler/-innen und Schüler, die nicht mehr an der Schule sind, können in der NBC gelöscht werden. Das Einhalten gesetzlicher Vorgaben zum Aufbewahren und Löschen von Unterlagen bleibt davon unbenommen. Entsprechende Informationen sind hier zu finden.

    csv-Listen importieren

    Im Menü unter "Verwaltung" (1) - auf den Eintrag "Schüler:innen" (2) gehen. Oben rechts auf den blauen Button "Erstellen" klicken. Es öffnet sich ein Untermenü. Den Punkt "Schüler:in importieren" (3) auswählen.

    Es öffnet sich ein neues Dialogfenster.

    Klicken auf den Button "Datei auswählen" (1), um über ein Auswahlfester des lokalen Computers die vorbereitete CSV-Datei hochzuladen. Unter dem Menüpunkt "Schuljahr" (2) ist das  gewünschte Schuljahr für den Import anzugeben. Für das kommende Schuljahr ist 2025/2026 auszuwählen.

    Die Zusendung eines Registrierungslinks (3) ist bei fortzuführenden Klassen nicht notwendig, da die vorhanden Konten nur aktualisiert werden. Dies ist nur bei der Neuanlage einer Person nötig. Dies erfolgt im Anschluss.

    Mit Klick auf den blauen Button "Importieren" wird die angegebene Liste eingelesen. Personenkonten mit einer identischen E-Mail Adresse werden aktualisiert, neue Konten werden angelegt.

    Anschließend ist die Zuordnung der Schüler/-innen und Lehrkräfte in der Verwaltung unter "Klassen" zu prüfen.

    Neu angelegte Personen benötigen einen Registrierungslink.

    Im Menü unter "Verwaltung" auf den Eintrag "Schüler:innen" gehen und die Schüler/-innen-Übersicht (1) aufrufen. Unterhalb der Suchleiste auf den Button "Filter hinzufügen" (2) klicken und den Punkt "Registrierung" (3) auswählen. Es öffnet sich ein Untermenü. Den Punkt "Nutzer:in angelegt" (4) auswählen.

    In der sich nun öffnenden Übersicht werden die Konten angezeigt, die angelegt sind, bei denen jedoch noch keine Registrierung bei die NBC erfolgt ist.

    Einen Haken bei den Schüler/-innen setzen, die eine E-Mail für die Registrierung erhalten sollen (1). Oberhalb der Liste erscheint ein blau unterlegtes Menüfeld (2) mit dem Drop-Down-Menü „Aktionen“. In dem Menü kann die Funktion „Registrierungs-E-Mail versenden" (3) angewählt werden.

    Nach Klicken erscheint im oben rechten Bereich ein Hinweis über den versandt des Links.

    Der Import einer csv-Datei für Lehrkräfte erfolgt analog, zu Beginn ist im Menü unter "Verwaltung" (1) - auf den Eintrag "Lehrkräfte" (2) zu gehen.