Jede und jeden in die NBC mitnehmen: So klappt das Onboarding mit csv-Anbindung

Mit Videos und grundlegenden Erklärungen zeigen wir in diesem Beitrag Schritt für Schritt, wie Sie als NBC-Administrator/in die gesamte Schülerschaft sowie alle Kolleginnen und Kollegen in die NBC holen.

Dieser Beitrag richtet sich nur an Schulen, die kein primäres System – wie z. B. einen IServ, eine Moodle-Instanz oder einen LDAP für die Anmeldung nutzen wollen oder können. Wir gehen außerdem davon aus, dass die Schule bereits alle Voraussetzungen für das Onboarding in Zusammenarbeit mit dem zuständigen medienpädagogischen Berater des NLQ geklärt hat und die notwendigen Vorarbeiten erledigt wurden. Dazu gehört unter anderem auch das Einholen einer eindeutigen Mailadresse für jede Schülerin und jeden Schüler, sofern nicht schon vorhanden.

Vorbereitung

Eine csv-Datei enthält tabellarisch darstellbare Daten und kann mit Microsoft Excel oder LibreOffice Calc erstellt werden. Wie eine Datei mit Microsoft-Excel erstellt wird und wie die Datei aussehen muss, ist hier dokumentiert. Eine gleichartige Datei lässt sich analog mit LibreOffice erstellen. Wichtig ist, dass beim Abspeichern ein Komma als Feld- oder Spaltentrenner und als Zeichensatz UTF-8 gewählt wird.

Je nachdem, wie groß die Schule ist, erstellen Sie am besten für jede Klasse oder jeden Jahrgang eine separate Tabelle sowie eine Tabelle für Ihre Kolleginnen und Kollegen. Importieren Sie bitte immer die ganze Tabelle. Während des Importvorgangs können nicht noch einmal Schülerinnen und Schüler ausgewählt werden. Die Spalte class ist optional, alle anderen Spalten dürfen bei sämtlichen Einträgen nicht leer sein. Das bedeutet eben auch, dass für alle Schülerinnen und Schüler eine E-Mailadresse vorhanden sein muss. Und diese Mailadresse muss innerhalb der NBC einmalig sein, d. h. es kann nicht eine Mailadresse der Eltern genommen werden oder eine mit einem Geschwisterkind geteilt werden. Im Vorfeld bedeutet diese Vorgabe für einige Schulen sicherlich die größte Herausforderung.

Nachdem die Tabelle erstellt und als csv-Datei abgespeichert wurde, können die Daten wie hier erläutert, importiert werden. Sie können optional wählen, ob den neu importierten Nutzern sofort ein Registrierungslink an die angegebene Mailadresse geschickt werden soll. Den Registrierungslink brauchen die neuen Nutzerinnen und Nutzer, um ein Passwort festzulegen und die Registrierung abzuschließen. Ohne abgeschlossene Registrierung können sie sich nicht in der NBC abmelden. Demzufolge ist es sinnvoll, diesen Link zu verschicken. Sie können auch später noch für einzelne Nutzerinnen und Nutzer Registrierungslinks generieren oder per E-Mail versenden. Für eine große Anzahl von Nutzern ist das allerdings mühsam.

Export der Schülerdaten aus DaNiS

Wenn Ihre Schule DaNiS als Schulverwaltungssoftware verwendet, ist der Export etwas einfacher, weil es einen fertigen DaNiS-Bericht gibt, der die notwendige csv-Datei gleich im richtigen Format erstellt. Den Bericht und auch das folgende Video haben uns dankenswerterweise die Kollegen vom NLQ zur Verfügung gestellt.

Was passiert nach dem Import?

Wenn der csv-Import abgeschlossen ist und dabei kein Fehler gemeldet wurde, sind in der Schüler- oder Lehrerverwaltung die neuen Nutzerinnen und Nutzer gelistet zu sehen. Über das Stiftsymbol rechts in der Zeile des Eintrags können einzelne Einträge auch noch nachgearbeitet werden. Dabei können Namen, E-Mailadresse und Geburtsdatum im Nachhinein noch geändert werden, Registrierungslinks generiert oder per E-Mail versendet werden und natürlich Nutzerdatensätze gelöscht werden. Für eine größere Anzahl von Personen ist das jedoch ziemlich zeitraubend, und es ist daher zu empfehlen, vor dem Import die Tabellen auf Datenkonsistenz zu prüfen.

Egal, ob die Registrierungslinks beim Import versendet wurden oder hinterher, die Neuen müssen sich über den Link registrieren und ein Passwort festlegen. Dabei müssen sowohl auch Schülerinnen und Schüler als auch die Lehrerinnen und Lehrer ihr Einverständnis zur Datenverarbeitung abgeben und die Nutzungsbedingungen der NBC anerkennen.

Das Rechtliche regeln

Bevor ein neuer Nutzer oder eine neue Nutzerin nicht allen vorgesehenen Bestimmungen zugestimmt hat, kann er oder sie nicht in der NBC arbeiten. Das geschieht während des Registrierungsprozesses in digitaler Form. Im Administrationsbereich ist unter Lehrer bzw. Schüler in den Listen einsehbar, welche Nutzer ihre Erklärungen bereits gemacht haben. Über den Button Links an Lehrer-E-Mailadressen versenden bzw. im Schülerbereich unter Links an Schüler E-Mailadressen versenden können Sie allen noch nicht registrierten Nutzern noch einmal eine E-Mail versenden. Wenn Sie nur für eine Einzelperson einen neuen Registrierungslink generieren oder verschicken möchten, geht das, indem der Eintrag über das Stiftsymbol bearbeitet wird.

Alternativ: Einzelne Personen hinzufügen

Statt über die csv-Liste können sowohl Lehrkräfte als auch Schülerinnen und Schüler einzeln hinzugefügt werden. Für neue Lehrerinnen und Lehrer geht das im Administrationsbereich unter Lehrer über Lehrer hinzufügen, für Schüler/innen analog. Bei Schülerinnen und Schülern gibt es zusätzlich noch die Funktion Einladungslink generieren, der einen Registrierungslink zum Versenden erstellt, ohne dass Sie einen Namen oder eine Mailadresse einsetzen müssen. Wer diesen Link erhält und nutzt, kann sich mit beliebigem Namen und einer Mailadresse als Schülerin oder Schüler Ihrer Schule registrieren. Der Link funktioniert nur einmal, er kann also nicht an eine Klasse verschickt werden, damit sich alle einzeln registrieren, nur weil vielleicht die Mailadressen nicht bekannt sind. Wird das Onboarding aller Daten inklusive konsistenter Mailadressen sorgfältig durchgeführt, dann ist die technische Seite schnell erledigt, ohne dass Nacharbeiten anfallen.

Wie sich einzelne Nutzereinträge bearbeiten lassen, zeigt das folgende Video (dieser Eintrag ist in Arbeit, wir bitten um Verständnis):

Gutes Gelingen für das Onboarding an der eigenen Schule wünscht das
NBC-Support-Team!