Willkommen an Bord: Wie Nutzende ihre "Bordkarten" für moin.schule erhalten

Ein ID Management in einer Schule sollte möglichst einfach gestaltet sein und all die heterogenen Anforderungen an Schulen berücksichtigen. Eine große Herausforderung ist es, die Nutzenden mit dem altersgerechten Zugang zu versorgen. Moin.schule trägt mit zwei unterschiedlichen Methoden diesem Anspruch Rechnung, um allen Nutzenden ihre personalisierten Anmeldedaten zukommen zu lassen:

• per Export einer PDF-Datei.
• per Registrierungslink über E-Mail
• schulische E-Mail vs. Benutzerkonto-E-Mail

Das Erstellen der Zugänge erfolgt über die Funktion Onboarding-Dokumente erstellen in der Detailansicht einer Gruppe:

Export einer PDF-Datei

Der klassische Weg ist der Export einer PDF-Datei, die die Nutzenden in digitaler Form oder als Ausdruck erhalten. Dazu werden in der Personenverwaltung die folgenden Optionen gewählt:

Anschließend wird ein PDF-Dokument erstellt, das für jedes Gruppenmitglied eine Seite mit den Informationen zur Anmeldung enthält.

Registrierungslink per E-Mail

Ein automatisierter Weg ist der Versand per E-Mail. Dieser erfordert das Vorhandensein entsprechender E-Mail-Adressen in der Datenbank von moin.schule. Falls die Mailadressen noch nicht eingetragen sind, lassen sich diese einfach in moin.schule ergänzen oder aus einem Sekundärsystem, d.h. einer Schulverwaltungssoftware, importieren.

Der Import kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen und wird im Bereich Personen mit der Option Mehrere Personen erstellen durchgeführt:

Hier wird ein Import von Benutzerdaten per Zwischenablage ermöglicht. Die Spalten der Tabelle müssen mindestens Vornamen, Namen und E-Mail enthalten. Dabei ist zu beachten, dass die Reihenfolge der Felder mit denen der Import-Tabelle übereinstimmen:

Nach Konfiguration der Tabelle können die Daten per Zwischenablage eingefügt werden. Bei den Accounts, bei denen Vor- und Nachname übereinstimmen, wird die E-Mail-Adresse hinzugefügt, wenn die entsprechende Option gewählt ist.

Im zweiten Schritt lässt sich die E-Mail-Adresse als Benutzerkonto-E-Mail setzen und dann auch direkt der Registrierungslink an diese Adresse schicken. Die Gültigkeit des Registrierungslinks kann angepasst werden.

Wenn Sie die Links nicht direkt versenden möchten, können Sie die E-Mail als schulische E-Mail des Personenkontexts setzen, wie im nächsten Bild gezeigt wird. Informationen zum Unterschied zwischen diesen beiden E-Mail-Adressen finden sich weiter unten im Text.

Die importierte E-Mail-Adresse wird zunächst als schulische E-Mail des Personenkontexts gesetzt. Es ist dann möglich, die Registrierungslinks zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden. Dies kann beispielsweise nach Bedarf klassenweise erfolgen. Diese Funktion findet sich im Bereich Gruppen. Nach Auswahl der Detailansicht der Gruppe kann dann ein Versand der Registrierungslinks erfolgen:

Neben der Möglichkeit, für die Gruppenmitglieder eine PDF-Datei zu erstellen, finden sich auch verschiedene Versandoptionen:

Hier kann neben dem reinen Versand an die Benutzerkonto-E-Mail die bereits importierte schulische E-Mail als Benutzerkonto-E-Mail gesetzt werden. - Somit können der Zeitpunkt des Einpflegens der E-Mails und der Zeitpunkt des Versandes der Registrierungsmails getrennt werden.

Vergleich: Schulische E-Mail vs. Benutzerkonten-E-Mail

Benutzerkonto-E-Mail

• Dient ausschließlich zu Zwecken, die mit dem Benutzerkonto und Login verbunden sind: Zurücksetzen des Passworts, Anfordern eines 2. Faktors, Datenschutzbenachrichtigung, Mitteilung des Benutzernamens.
• Ist Teil des Benutzerkontos und damit unabhängig vom Personenkontext.
• Kann sowohl vom Nutzenden eigenständig, als auch vom schulischen Administrator geändert werden.
• Nach jeder Änderung muss die Mail-Adresse erneut verifiziert werden. Das geschieht durch Zusenden eines Links, der von Nutzenden aufgerufen werden muss.
• Ist optional. Falls keine E-Mail gesetzt ist, werden Nutzende maximal einmal täglich bei der Anmeldung an moin.schule gefragt, ob sie die Nutzerkonto-E-Mail setzen wollen.
• Ist nicht durch Quellsysteme (Schulverwaltungssysteme) abrufbar oder änderbar.
• Wird niemals an angebundene Dienste, inkl. NBC, weitergegeben.

Schulische E-Mail

• Ist Teil des Personenkontextes, d.h. an die schulische Funktion gebunden (Schüler/in, Lehrer/in, Administrator/in).
• Ist durch Schulverwaltungssysteme abrufbar oder änderbar, z.B. IServ oder UCS@School.
• Kann vom schulischen Administrator geändert werden.
• Keine Verifizierung wie bei der Benutzerkonto-E-Mail.
• Ist optional.
• Wird in begründeten Fällen an angebundene Dienste, z. B. die NBC, weitergegeben.

Zu beachten ist:

• Beide E-Mail-Adressen können den gleichen Wert haben.

Für Administratoren:

• In der Detailansicht für Personen gibt es eine Komfortfunktion zum Übernehmen der schulischen E-Mail als Benutzerkonto-E-Mail.
• Beim Mehrfachanlegen von Personen kann eine E-Mail-Adresse in der Eingabetabelle optional als Benutzerkonto-E-Mail und/oder schulische E-Mail übernommen werden.
• Beim Gruppen-Onboarding kann der Organisationsadministrator ebenfalls schulische E-Mails als Benutzerkonto-E-Mails übernehmen.